เทคนิคส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) Update ล่าสุด 2564

ส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) ที่ไร ไม่ได้รับกลับคืนสักที

ถ้าผู้สอบบัญชีคนไหนกลัวว่าปีนี้จะเจอปัญหาแบบนี้อีกล่ะก็ ไม่ต้องกังวลใจไป Thai CPD at Home ได้รวบรวมเทคนิคส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร แบบอัพเดทสุดๆ สำหรับปี 2564 ไว้ให้ในบทความนี้เลย


หนังสือยืนยันยอดธนาคารคืออะไร?

หนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) คือ หนังสือที่ผู้สอบบัญชีส่งให้แก่ธนาคารเพื่อร้องขอให้ธนาคารตอบกลับว่าลูกค้ามีบัญชีอะไรกับธนาคารบ้าง แต่ละบัญชีมียอดคงค้างในบัญชี ณ วันสิ้นงวดจำนวนเท่าไร

 

ทำไมต้องส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation)

เหตุผลที่ผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารนั้น เป็นเพราะว่าวิธีการนี้จะช่วยให้เราตรวจสอบเรื่องความครบถ้วนสมบูรณ์ (Completeness) ของบัญชีธนาคารได้นั่นเอง

เช่น เมื่อได้รับหนังสือตอบกลับจากธนาคารเราอาจจะพบว่าลูกค้ามีบัญชีมากกว่า 1 บัญชีโดยที่ไม่เคยบอกเรามาก่อน หรือว่าลูกค้ามีรายการหนี้สินจากการกู้ยืมธนาคารนั้นด้วยแต่ลืมเอาสัญญาเงินกู้ให้เราตรวจสอบ เป็นต้น

ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารทุกปีเพื่อประกอบการตรวจสอบงบการเงิน

ถัดมาเรามาลองดูเทคนิคสำหรับการกรอกข้อมูลและส่งคำยืนยันยอดธนาคารกันบ้างค่ะ

 

1. กรอกข้อมูลลูกค้าให้ครบถ้วน

การกรอกข้อมูลลูกค้าให้ถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธนาคารตรวจสอบยันกับฐานระบบของธนาคารได้ และอนุมัติการออกหนังสือรับรองคืนให้กับผู้สอบบัญชีได้เร็วขึ้น 

6 เรื่องที่ต้องตรวจสอบให้มั่นใจก่อนส่งให้ธนาคาร ได้แก่

  • เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก และชื่อนิติบุคคลต้องกรอกให้ครบถ้วน
  • รอบปีสิ้นสุด
  • วันที่ขอข้อมูล – ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นวันเดียวกับวันปิดรอบปี
  • เลขที่บัญชีและชื่อสาขาที่ใช้หักค่าธรรมเนียมในการออกหนังสือยืนยันยอด – ต้องมั่นใจว่าบัญชี active และมีเงินพอสำหรับตัดค่าธรรมเนียม
  • บุคคลที่ลงนาม - ต้องมีอำนาจในการลงนามและลายเซนต์ตรงกับที่ให้ไว้กับธนาคาร
  • อย่าลืมประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี) ให้เรียบร้อย

หมายเหตุ ใครยังไม่มีแบบ Form ยืนยันยอดธนาคารให้ดาวน์โหลดที่นี่ได้เลย

ภาษาไทย  https://www.tfac.or.th/upload/9414/Og0DZZSG4D.doc

ภาษาอังกฤษ  https://www.tfac.or.th/upload/9414/3ovYMPWyrR.doc

 

2. กรอกข้อมูลผู้สอบบัญชีให้ครบถ้วน

เมื่อธนาคารจะส่งหนังสือยืนยันยอดกลับไปให้ผู้สอบบัญชี ข้อมูลผู้สอบบัญชีก็ควรจะเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่งั้นเราอาจจะไม่ได้รับหนังสือตอบกลับก็เป็นได้ ลองมาดูกันค่ะ ว่าข้อมูลผู้สอบบัญชีตรงไหนที่เราควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ

  • เลขที่อ้างอิงของเอกสารคำขอยืนยันยอด ตรงนี้จะเป็นเลขที่ใช้อ้างอิงของผู้สอบบัญชีเอง เวลาโทรไปติดตามกับธนาคารจะทำให้สืบค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น
  • ชื่อ-นามสกุลผู้สอบบัญชี
  • ชื่อสำนักงาน หรือหากเป็นผู้สอบบัญชีอิสระก็ต้องระบุไว้ด้วยค่ะ
  • ที่อยู่ตอบกลับหนังสือยืนยันยอด ต้องตรงกับหน้าซองจดหมายตอบกลับ (ที่ติดสแตมป์) แนบไว้
  • หมายเลขโทรศัพท์ และ Email สำหรับการติดต่อ ควรใส่ให้ถูกต้อง

หมายเหตุ ธนาคารจะไม่ตอบหนังสือยืนยันยอดทาง email กรณีที่ไม่ใช่อีเมลนามสกุลบริษัท ฉะนั้น หากผู้สอบบัญชีเป็นผู้สอบบัญชีอิสระ ที่ใช้ email @yahoo.com, @hotmail.com, @gmail.com จะต้องรอรับหนังสือยืนยันยอดตอบกลับมาทางไปรษณีย์เท่านั้น

 

3. เช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารอัพเดทสำหรับปี 2564

เมื่อกรอกข้อมูลข้อ 1 และ 2 ครบถ้วนแล้ว ก่อนส่งจดหมายให้กับธนาคาร อย่าลืมตรวจเช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารอัพเดทสำหรับปี 2564 ด้วยนะคะ

ข้อควรระวังสำหรับการส่งหนังสือไปยังธนาคาร

  • เช็คว่าส่งได้ที่สาขาหรือสำนักงานใหญ่
  • สาขาที่เคยส่งตอนนี้อาจปิดไป หรือเปลี่ยนที่อยู่ ต้องตรวจสอบใหม่อีกครั้ง

สำหรับปี 2564 นี้ทางสมาคมธนาคารไทยได้ประชาสัมพันธ์ข้อมูลธนาคารอัพเดทมาให้ดังนี้ คลิก

 

4. บัญชีที่ปิดระหว่างงวดจะต้องกรอกฟอร์มคำขอแยกต่างหาก

ปัจจุบันหากเราต้องการขอข้อมูลบัญชีที่ปิดระหว่างงวดจะต้องกรอกฟอร์มคำขอแยกต่างหากอีกฟอร์มหนึ่งนะคะ ซึ่งเราสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างแบบฟอร์มได้ที่นี่

ตัวอย่างฉบับภาษาไทย คลิก

และฉบับภาษาอังกฤษ คลิก

 

5. แนบตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับ

แม้ว่าการแนบตัวอย่างฟอร์มตอบกลับอาจจะไม่ได้บังคับสำหรับทุกธนาคาร แต่หากเราแนบตัวอย่างไปจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธนาคารเข้าใจวัตถุประสงค์ของการทำหนังสือยืนยันยอดมากขึ้นและทำงานได้ไวขึ้น เพราะมีเอกสารตัวอย่าง

ฉะนั้น เราแนะนำว่าถ้าไม่เหนือบ่ากว่าแรง ลองแนบตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับไปในจดหมายก็จะดีทีเดียว

ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีสถานะคงอยู่

https://www.tfac.or.th/upload/9414/1Zc0YtIP8b.pdf

https://www.tfac.or.th/upload/9414/6wazxpudkX.docx

 

ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีการปิดบัญชีระหว่างงวดคลิก 

https://www.tfac.or.th/upload/9414/g3XdG2B9qq.pdf

https://www.tfac.or.th/upload/9414/x9rzsSE1LF.docx

 

สรุปสุดท้าย 5 เทคนิคสำคัญสำหรับการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร อย่าลืมใช้ฟอร์มที่อัพเดท แล้วตรวจเช็คข้อมูลทั้ง 5 ข้อก่อนส่งหนังสือยืนยันยอดออกไป รับรองว่าถ้าธนาคารไม่ปิด (เพราะโควิด) เราน่าจะได้รับหนังสือยืนยันยอด (Bank Confirmation) ตอบกลับมาทันเวลาออกงบแน่นอน

 

ขอบคุณที่มา:

https://www.tfac.or.th/Article/Detail/146519

 

Tag -
source: www.thaicpdathome.com

LATEST POSTS

คอร์สที่คุณอาจสนใจ

เรียนเก็บชั่วโมงบัญชี
วิธีจัดทำกระดาษทำการของผู้สอบบัญชี
เรียนเก็บชั่วโมงบัญชี
นักบัญชีมือใหม่ ต้องรู้อะไรบ้าง