3 เหตุผลบอกเลิกลูกค้าทำบัญชี

ไม่ว่าเราจะเป็นผู้ทำบัญชีอิสระหรือสำนักงานบัญชีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ พวกเราต่างก็ต้องเคยเจอะเจอช่วงเวลาสำคัญที่จะต้องตัดสินใจในเรื่องยากๆ อยู่หลายครั้งหลายคราว และหนึ่งในนั้น ก็คือ

การตัดสินใจที่จะบอกเลิกสัญญากับลูกค่้าทำบัญชี

แต่ก่อนนั้นการยกเลิกสัญญากับลูกค้าสักรายอาจจะเป็นเรื่องสำหรับคนสองคนเท่านั้น แต่ปัจจุบันกลับกลายเป็นว่าโลกของโซเชียลมีเดียได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมาก เพราะคำพูดหรือข้อความบอกเลิกสั้นๆ ของเราอาจสร้างกระแสสังคมได้ภายในชั่วอึดใจ เช่น เราอาจจะถูกลูกค้าประนามว่าละทิ้งหน้าที่ผ่านช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ หรือถูกลูกค้าโพสรีวิวสำนักงานบัญชีแบบเสียๆ หายๆ ซึ่งพวกเราเหล่านักบัญชีมืออาชีพคงไม่มีใครอยากจะให้เกิดเรื่องผิดพลาดเหล่านี้ที่นำไปสู่การเสียชื่อเสียงอย่างแน่นอน 

สำหรับช่วงเวลานี้นอกจากจะเป็นช่วงเวลาหาลูกค้าใหม่ๆ สำหรับปี อย่าลืมทบทวนความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ท่านมีอยู่ว่าคุณยังควรทำงานร่วมกับเค้าอยู่หรือไม่ด้วยนะคะ 

และสำหรับบทความนี้ เรารวบรวม 3 เหตุผลสุดฮิตที่ควรบอกเลิกสัญญาลูกค้าทำบัญชีมาให้ลองอ่านดูเผื่อจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกท่านค่ะ

1. ลูกค้าใช้เวลานานเกินไป 

เหตุผลนี้ได้กลายเป็นเหตุผลอันดับหนึ่งตลอดการในการยกเลิกสัญญากับลูกค้า โดยขอให้ผู้ทำบัญชีทุกท่านคิดถึงหลักการ 80/20 ไว้

“80” ที่ว่าคือเปอร์เซนต์เวลาที่นักบัญชีต้องเสียไปในชีวิตการทำงานเพื่อแลกกับ “20” ซึ่ง หมายถึง เปอร์เซนต์ของกลุ่มลูกค้าที่เป็นกลุ่มที่ไม่มีประสิทธิภาพและทำงานเชื่องช้า

เช่น ลูกค้ารายนี้ส่งเอกสารให้วันที่ 14 ของเดือนถัดไปเป็นประจำ ผู้ทำบัญชีจะต้องทำงานหามรุ่งหามค่ำเพื่อยื่นภาษีให้ทันวันสุดท้ายเพราะว่าลูกค้ารับไม่ได้กับการโดนค่าปรับสรรพากร ในขณะที่ท่านได้ค่าทำบัญชีจากลูกค้ารายนี้เดือนละ 1,500 บาท เท่านั้นเอง

โดยหลักการ 80/20 นี้แสดงให้เห็นว่าบางครั้งเวลาที่เสียไปก็อาจไม่คุ้มกับผลตอบแทนที่ได้ และที่สำคัญมีความเสี่ยงที่ต้องมารับผิดชอบในเรื่องค่าปรับ เงินเพิ่มต่างๆ นานา เรียกได้ว่าไม่คุ้มเลยสักนิด

ในท้ายที่สุดแล้วการตัดกลุ่มลูกค้า “20” เปอร์เซ็นต์ออกไปนั้น อาจจะช่วยให้คุณสามารถจดจ่อกับกลุ่มลูกค้าอื่นที่สร้างกำไรให้ได้มากกว่าปัจจุบัน และทำงานสบายขึ้นกว่าเดิมเยอะเลยค่ะ

2. ลูกค้าหวงข้อมูล 

เคยเจอหรือไม่ลูกค้าที่ขอข้อมูลอะไรก็ไม่เต็มใจจะให้สักอย่าง หรือลูกค้าที่ไม่ได้มีบัญชีเล่มเดียว ไม่ซื่อสัตย์หรือพยายามปกปิดข้อมูลสำคัญๆ เสมอ

จริงๆ แล้วการทำบัญชีให้ลูกค้ารายไหนสักราย ก็เสมือนหนึ่งว่าเรากำลังทำงานร่วมกันเป็นทีม ดังนั้น ถ้าคุณเจอลูกค้าที่ไม่เต็มใจจะให้ข้อมูลในการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องแล้วล่ะก็ คุณคงต้องถึงเวลาที่จะแยกทางกับลูกค้าเหล่านี้ได้แล้วค่ะ เพราะว่าพฤติกรรมเหล่านี้ส่อแววการทุจริต และที่สำคัญการทำบัญชีแบบได้ข้อมูลครึ่งๆ กลางๆ นั้นมีโอกาสผิดพลาดสูง มีผลกระทบในเรื่องคุณภาพของงานและปัญหาด้านจรรยาบรรณด้วยนะคะ

3. ลูกค้าที่ปฏิเสธการช่วยเหลือ

อาจจะฟังดูแปลกไปบ้าง แต่กรณีนี้ก็มักจะเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะกลุ่มลูกค้าที่ไม่ยอมรับคำแนะนำจากมืออาชีพ ไม่ว่าจะเป็นคำแนะนำแบบง่ายๆหรือคำแนะนำที่ซับซ้อน นั่นหมายความว่า เค้าไม่เคารพในความคิดเห็นของคุณเท่าไรนัก เค้าอาจจะมองว่าจ้างงานเราไปเพื่อทำตามกฎหมายเท่านั้นเอง และที่สำคัญลูกค้าเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะขอต่อรองค่าทำบัญชีให้ต่ำลงๆ ทุกวันๆ นะคะ 

ถ้าใครเจอลูกค้าลักษณะนี้ ลองพิจารณาดูค่ะ ว่าเรายังจะอยากเก็บเค้าไว้ในพอร์ตของเราอยู่รึป่าว

บอกลากันอย่างไรให้เซฟสุด?

การกล่าวคำอำลากับลูกค้ามักจะไม่ได้เป็นเรื่องดีสักเท่าไหร่ แต่เมื่อสิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องทำ นักบัญชีทุกท่านควรทำอย่างสุภาพและมืออาชีพที่สุด

หลายครั้งที่เรามีความคิดว่าอยากจะบอกเลิกลูกค้ารายนี้เหลือเกิน แต่เมื่อถึงเวลาจริง การที่เราต่างก็เป็น “คน” ด้วยกัน ก็อาจจะมีปัจจัยอื่นที่ทำให้เรารู้สึกไขว้เขวได้ เช่น เราอาจจะเจอลูกค้าที่ชอบซื้อของมาให้โดยเสน่หาเพื่อซื้อใจเรา แม้ว่าลูกค้าคนนี้จะสร้างปัญหาให้เราทั้งด้านเวลาและค่าใช้จ่ายก็ตาม

หากสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้น เราอาจจะต้องตัดสินใจโดยแยกความรู้สึกออกจากความเป็นมืออาชีพ โดยเราอาจจะเจอลูกค้าที่เรายกเลิกสัญญาได้ในสถานการณ์ต่าง ๆ ทั้งในงานพิธี งานเข้าสังคมต่าง ๆ ซึ่งไม่มีใครอยากจะเจอสถานการณ์ที่กระอักกระอ่วนระหว่างกันเป็นแน่

สิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เราผ่านพ้นเรื่องแบบนี้ได้ คือ "การทำงานอย่างเป็นมืออาชีพ" และ "อธิบายเหตุผลกับอีกฝ่าย" ถึงความจำเป็นที่ต้องยกเลิกสัญญาระหว่างกัน โดยนักบัญชีควรมีเหตุผลที่ชัดเจนในการกระทำสิ่งต่าง ๆ โดยเฉพาะการจัดทำเอกสารที่แสดงให้เห็นว่ามีการยกเลิกสัญญาอย่างชัดเจน

การอธิบายให้ลูกค้าฟังถึงการยกเลิกสัญญานั้นควรมีเหตุและผลที่ชัดเจน และอธิบายถึงปัญหาที่เกิดขึ้น โดยถึงแม้ว่าลูกค้าเหล่านี้อาจจะรับรู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้น แต่ควรคำนึงว่าไม่มีใครที่ชอบถูกวิจารณ์หรือถูกปฏิเสธ โดยปฏิกิริยาของคนที่ถูกปฏิเสธในช่วงแรกนั้นอาจมีอาการโกรธหรือฉุนเฉียวได้ ทั้งนี้ หากสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้น ขอใหท่านย้ำกับลูกค้าของตนเองว่าสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องของงาน และขอให้แยกออกจากเรื่องส่วนตัว รวมถึงการหลีกเลี่ยงที่จะเล่าเรื่องนี้กับทุกฝ่าย ทั้งตัวลูกค้าและตัวนักบัญชีเอง

เมื่อกลับมามองถึงโลก Social Media ในปัจจุบัน หากเราเจอกรณีที่ลูกค้าลงข้อความแย่ๆ ในสื่อ Social Media ในช่องทางต่าง ๆ ขึ้น เราอาจจะต้องเริ่มติดต่อกับทนายหรือใครก็ตามเพื่อจัดการเรื่องดังกล่าว แต่อย่างไรก็ดี การทำอะไรก็ตามนั้น จำเป็นต้องระวังเรื่องของอารมณ์เป็นอย่างยิ่ง เพราะคนเราต่างก็มีอาการโกรธและอาจแสดงกิริยาไม่เหมาะสมในโซเชียลมีเดียได้ ซึ่งท้ายสุดแล้วการนิ่งเฉยจะกลายเป็นการกระทำที่ดีที่สุด และปล่อยให้ลูกค้าฟูมฟายไปกับอารมณ์ของตนเองดีกว่าที่จะไปตอบโต้

อย่างไรก็ตาม หากเรื่องราวได้บานปลายจนทำให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าอื่นๆ ทราบเหตุการณ์ได้ คุณอาจต้องคำนึงถึงการทำจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังลูกค้าของคุณเองเพื่ออธิบายเหตุการณ์ ซึ่งข้อมูลที่ส่งไปนั้นอาจต้องคำนึงถึงความเหมาะสม โดยถ้าไม่มั่นใจในสิ่งที่จะส่งไป ก็อาจปรึกษาทนายความไว้ก่อนก็ได้


ในการทำธุรกิจนั้น ต่างคนอาจประสบกับปัญหาหรือความท้าทายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ แต่สิ่งสำคัญที่ต้องอย่าลืมนั้นคือทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์ด้วยกันทั้งสิ้น การยกเลิกสัญญากับใครนั้นอาจไม่ใช่เรื่องที่ทำได้อย่างง่ายดาย แต่ทุกคนจะสามารถผ่านพ้นเหตุการณ์เหล่านี้ไปได้ ถ้ารู้จักวางแผน สื่อสาร และแสดงออกอย่างเหมาะสม 

ลองใช้วิธีนี้ดูนะคะ บางทีคุณอาจจะสามารถตัดสินใจบอกเลิกและเตรียมรับมือกับสถานการณ์เหล่านี้ได้ดีขึ้น

 

ที่มา :

https://www.disruptiveadvertising.com/business/fire-a-client/

https://www.proposify.com/blog/when-and-how-to-fire-a-client

https://sba.thehartford.com/marketing/how-to-fire-a-client/

https://www.accountingtoday.com/opinion/how-to-fire-a-client

source: www.thaicpdathome.com

5.0 จาก 5

การให้คะแนน 2 ครั้ง